Прозрачность сегодня — одно из обязательных условий успеха как у инвесторов, так и у клиентов. Сотрудники также чувствуют себя увереннее, работая в здоровой и понятной им обстановке. Это значит, что они имеют доступ к вышестоящим коллегам, знают, как устроен бизнес и к какой общей цели стремится вся команда. В действительно прозрачном бизнесе каждый чувствует себя частью единого организма. Даже руководители не изолированы от остальных, и каждый знает, как его роль соотносится с другими.

1. Используйте современное ПО для управления проектами и взаимодействия с коллективом

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами и отдельными проектами помогает установить более тесные и открытые отношения в команде. Оно позволяет решить такие задачи, как планирование различных мероприятий, разбивка работ по структуре и вехам, учет рабочего времени, сортировка задач в зависимости от сроков их завершения, управление несколькими проектами одновременно, удаленное общение в группе. С помощью онлайн-интерфейса можно мгновенно увидеть, находится ли на связи тот или иной специалист, сколько времени было потрачено на то или иное задание, каков его статус и многое другое. Существует различное ПО на базе Microsoft, Oracle, SAP, 1C веб-сервисы — такие, как «Мегаплан», «Битрикс-24» для средних и небольших компаний, а также ряд облачных сервисов — Freedcamp, GoPlan Teamly, Teamlab, Teamer, QTrack и других, позволяющее оптимизировать управление отдельными проектами и компанией в целом.

Как правило, подобное ПО имеет гибкую систему тарифов, включая бесплатные пробные версии. Однако при желании можно заменить их простыми бесплатными инструментами. Например, если у вас в организации до сих пор нет общего сетевого диска, где вы с коллегами можете обмениваться документами, я рекомендую вам обратить внимание на SharePoint или Google Docs. Они уменьшают потребность в пересылке писем и файлов. Сделать общение более оперативным можно с помощью мессенджеров — например, Microsoft Office Communicator, Yammer или Slack.

Совсем недавно мне попался на глаза еще один удачный сервис — Humanyze. Он мониторит и публикует данные о распорядке рабочего дня, повседневных делах и местонахождении каждого сотрудника и помогает обнаружить слабые места в организации рабочих процессов.

2. Общайтесь лично и вживую

Преимущества использования новых технологий в работе неоспоримы, но ни одна из них не сравнится с живым разговором между членами коллектива в офисе. Будь то регулярные встречи, аттестация или постановка целей, лучшего способа укрепить доверие в команде, чем живое общение, не существует.

Внедрите практику «дней открытых дверей» для ваших сотрудников. Пусть они приходят и рассказывают о своих проблемах, задают вам любые вопросы. Это поможет создать обстановку, в которой каждый будет чувствовать свою ценность. Кроме того, все мы учимся друг у друга. CEO Facebook Марк Цукерберг вообще убрал все двери в офисе, чтобы его команда не «варилась в собственном соку».

3. Говорите правду и ничего, кроме правды

Недостаточно просто общаться с вашими людьми — эти обсуждения должны быть честными и искренними. Создание открытой и прозрачной организации — это, прежде всего, выстраивание доверительных отношений в коллективе. Прямолинейность, способность говорить открыто о том, что вы думаете, и готовность принимать все последствия своих решений даются нелегко, однако это краеугольный камень репутации каждого бизнес-лидера.

Открыто обсуждая такие темы, как расширение компании или ее неудачи, финансовые спады, показатели сотрудников, их роль в команде и перспективы их развития внутри фирмы, вы также создаете среду, где каждый чувствует свою важность. Однако вам может не понравиться то, что вы услышите. Не стоит упрекать окружающих за то, что они честно высказывают свои мысли. Стремитесь к созданию эффективной двусторонней связи, где обе стороны воспринимают друг друга на равных. Вспомните пример Билла Гейтса. Он постоянно делал электронную рассылку под названием «Ошибки, которые я совершил за неделю».

4. Проводите общие собрания коллектива

Несмотря на то что этот пункт тесно связан с предыдущими, он им не идентичен. Рассказывайте на встречах сотрудников о личных амбициях и целях, ведь ваша команда может помочь вам в их достижении. Держите людей в курсе всех новостей фирмы, так же, как бы вы держали в курсе своих инвесторов. Устраивайте ежеквартальные встречи для обсуждения показателей, KPI вашего бизнеса. Такие собрания также можно проводить в онлайн-режиме.

Но у любой открытости, конечно, есть свои пределы. Недавно я читал о компаниях, которые делают достоянием общественности информацию о зарплате своих сотрудников или выкладывают всю электронную переписку во внутреннюю сеть. Лично я бы на такие меры не пошел. Перегибать палку не стоит: важно иметь поддержку ваших людей в любых экспериментах с открытостью. Дайте им понять, что вы пытаетесь внедрить более благоприятный стиль работы, а не принципы «Большого брата».

5. Сделайте перестановку в офисе

Определите и обустройте места, где сотрудники из разных подразделений могли бы встречаться для обсуждения общих проектов. Это поможет командам выйти за рамки повседневной рутины. Разрушение барьеров между отделами организации помогает членам коллектива понять, каково их место в глобальной структуре и каков вклад их команды в общее дело. Это не всегда легко, но в итоге принесет свои плоды.

В последнее время появилось множество теорий организации офисных пространств — от устройства переговорок без стульев до постройки умных офисов, измеряющих количество выпитых чашек кофе и голов, забитых при игре в настольный футбол (столы с кикером по умолчанию должны быть в таких организациях). Вам ничто не мешает принять на вооружение некоторые из них: пока не попробуете, не узнаете, какая из этих мер «выстрелит».

Читайте подробнее на http://hbr-russia.ru/upravlenie/operatsionnoe-upravlenie/p17698/#ixzz4AKrEBflV